Dokumentation Microsoft Office 2016 Pro (auf dem PC installiert) & Microsoft Office 365 (Cloud-Nutzung)

Inhaltsverzeichnis:

 


 

 

 

Einleitung


In folgender Dokumentation wird beschrieben, welche Versionen der Microsoft Office
Programme Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie diese nutzen können. Die
Handelsschule KV Basel bietet Ihnen drei Versionen von Microsoft Office an:

  • Microsoft Office 2016 Pro (intern)

Dies sind Office-Programme, die lokal auf dem PC in der Handelsschule KV Basel
installiert sind. Folgende Microsoft Office 2016 Pro Programme stehen den
folgenden Benutzergruppen zur Verfügung:

  • Lehrpersonen und Lernende in der Grundbildung, Referenten, Dozenten und
    Teilnehmende der Weiter-/Kaderbildung
    - MS Word
    - MS Excel
    - MS PowerPoint
    - MS Outlook
    - MS Access
    - MS OneNote

 

  • Verwaltungsmitarbeitende
    - MS Word
    - MS Excel
    - MS PowerPoint
    - MS Outlook
    - MS Access
    - MS OneNote
    - MS Visio

Weitere Informationen und Anleitungen über die einzelnen Software finden Sie unter:
https://support.office.com/de-de/article/Office-%E2%80%93-Schnellstarts-25f909da3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e#ID0EAADAAA=Business_und_Education

  • Microsoft Office 2016 Pro für privates Gerät (@home)

Dies sind Office-Programme, die Sie auf dem Office-Online-Portal
https://portal.office.com herunterladen können und auf Ihrem privaten Gerät
installieren dürfen. Folgende Microsoft Office 2016 Pro Programme stehen allen
Benutzergruppen zur Verfügung:


- MS Word
- MS Excel
- MS PowerPoint
- MS Outlook
- MS Access
- MS OneNote
- MS Publisher
- Skype for Business
- OneDrive for Business

 

  • Microsoft Office 365 (Cloud-Nutzung)


Dies sind Office-Programme, die Sie online auf der Cloud benutzen können.
Folgende Microsoft Office 365 Programme stehen allen Benutzergruppen zur
Verfügung:
- MS Word
- MS Excel
- MS Powerpoint
- MS OneNote
- OneDrive (Online-Speicherplatz; Achtung! Es existieren hier keine öffentlichen
Shares wie Klassenlaufwerke oder ähnliche gemeinsame Speicherplätze)

 


 

 

 

 

Verantwortlichkeiten


Die Verantwortlichkeiten für die Microsoft Office Programme sind wie folgt:

 

  • Microsoft Office 2016 Pro (intern) Die ICT HKVBS ist für die Installation der Office Programme auf allen PCs der Handelsschule KV Basel zuständig. Dazu ist sie für das Backup von Office Dokumenten Ihrer Kunden, die auf dem Netzlaufwerk gespeichert sind, verantwortlich.

 

  • Microsoft Office 2016 Pro (@home) Diese Version von Microsoft Office wird von der ICT HKVBS nicht supportet, da ihre administrativen Möglichkeiten sehr eingeschränkt sind. Kunden der Handelsschule KV Basel sind für das Herunterladen, die Installation und die Nutzung der Office-Programme auf ihren privaten Geräten verantwortlich.

 

  • Microsoft Office 365 (Cloud-Nutzung) Diese Version von Microsoft Office wird von der ICT HKVBS ebenfalls nicht supportet, da ihre administrativen Möglichkeiten sehr eingeschränkt sind. Kunden der Handelsschule KV Basel sind für die Nutzung von Office 365, das Einrichten von Office-Apps auf ihren privaten Geräten und für das Backup ihrer Office-Dokumente, die auf OneDrive gespeichert sind, verantwortlich.

 


 

 

 

Neu: OneNote 2016

 

Neu ist das Office-Programm "OneNote 2016" auf den PCs in der Handelsschule KV Basel
installiert. Mit OneNote können Sie Notizen (z.B. im Unterricht) erstellen, bearbeiten und auf
dem Netzlaufwerk, auf ihrem privaten Gerät oder in der Cloud speichern. Wie Sie das
Programm effizient nutzen können, lesen Sie bitte im Schnellstartleitfaden von OneNote
2016 im Anhang dieses Dokuments.

 


 

 

 

Nutzung von Office 2016/365 in der HKVBS

 

Starten von Office Programmen

Die Verknüpfungen der Office 2016 Programme finden Sie im Startmenu. Klicken Sie auf ein Office-Programm, um es zu starten.

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Sie gelangen zur Start-Oberfläche des geöffneten Programms. Nun können Sie Ihr Dokument
bearbeiten. Fertig!

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Öffnen einer Datei vom Netzlaufwerk

Starten Sie Ihr gewünschtes Office-Programm. Navigieren Sie zum Register "Datei".

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Klicken Sie "Öffnen" an. Wählen Sie "Durchsuchen" aus.

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Es öffnet sich ein Fenster, das Sie zu Ihrem persönlichen Laufwerk (H:\Eigene Dokumente) leitet. Navigieren Sie zum Ordner, indem Ihr Dokument gespeichert ist. Wählen Sie das Dokument aus. Klicken Sie auf "Öffnen". Fertig!

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Speichern einer Datei auf dem Netzlaufwerk

Starten Sie Ihr gewünschtes Office-Programm. Navigieren Sie zum Register "Datei"

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Klicken Sie "Speichern unter" an. Wählen Sie "Durchsuchen" aus.

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Es öffnet sich ein Fenster, das Sie zu Ihrem persönlichen Laufwerk (H:\Eigene Dokumente) leitet. Navigieren Sie zum Ordner, im dem Sie Ihr Dokument speichern möchten. Geben Sie Ihren gewünschten Dateinamen im Feld  "Dateiname" ein. Klicken Sie auf "Speichern". Nun ist das Dokument auf dem Netzlaufwerk gespeichert. Fertig!

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Anmelden an Office 365 (in-house)

Um Ihre Office-Dokumente in der Cloud zu speichern, müssen Sie sich im Office 365 anmelden. Sie können dies machen, indem Sie ein beliebiges Office-Programm starten. Oben rechts finden Sie die Schaltfläche "Anmelden". Klicken Sie diese an, um sich im Office 365 anzumelden.

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1. Sie gelangen zu folgendem Fenster. Geben Sie Ihre HKVBS E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf "Weiter".

2. Das nächste Fenster erscheint. Hier geben Sie Ihr Passwort (HKVBS-Passwort) ein und fahren mit "Anmelden" fort. Bei der nächsten Anmeldung an Ihrem Arbeitsplatz müssen Sie sich kein weiteres Mal im Office 365 anmelden.

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Öffnen einer Datei aus der Cloud/OneDrive (in-house)

Nach der Anmeldung im Office 365 haben Sie die Möglichkeit Ihre bereits gespeicherten Dokumente aus der Cloud (OneDrive) zu öffnen. vStarten Sie Ihr gewünschtes Office-Programm. Navigieren Sie zum Register "Datei".

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Klicken Sie "Öffnen" an, um ein bereits auf OneDrive gespeichertes -Dokument zu öffnen. Wählen Sie "OneDrive - Handelsschule KV Basel" aus. Klicken Sie Ihr Dokument an, um es zu öffnen. Nun können Sie das geöffnete Dokument in-house bearbeiten. Sobald Sie es speichern, werden alle Änderungen im Dokument auf OneDrive übernommen.

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Speichern einer Datei in die Cloud/OneDrive (in-house)

Nach der Anmeldung an Office 365 haben Sie die Möglichkeit Ihre Dokumente direkt in die Cloud (OneDrive) zu speichern. Starten Sie Ihr gewünschtes Office-Programm.Navigieren Sie zum Register "Datei".

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Klicken Sie "Speichern unter" an. Wählen Sie "OneDrive - Handelsschule KV Basel" aus. Öffnen Sie den Ordner "OneDrive - Handelsschule KV Basel".

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Es öffnet sich ein Fenster, das Sie zu Ihrem OneDrive leitet. Navigieren Sie zum Ordner, in dem Sie Ihr Dokument speichern möchten. Geben Sie Ihren gewünschten Dateinamen im Feld "Dateiname" ein. Klicken Sie auf "Speichern". Nun ist das Dokument auf OneDrive gespeichert. Fertig!

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Abmelden von Office 365 (in-house)

Klicken Sie auf Ihren "Benutzernamen" oben rechts. Wählen Sie "Konto wechseln" aus.

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Wählen Sie "Abmelden" unter Konten aus. Klicken Sie auf "Abmelden" neben Ihrem Konto, um sich abzumelden. Fertig!

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Download und Installation von Microsoft Office 2016 Pro (@home)

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie das Microsoft Office 365 auf Ihrem privaten Gerät
installieren können.

 

Melden Sie sich über folgenden Link auf dem Office 365 Portal an:


https://portal.office.com


Nutzen Sie dafür Ihre HKVBS Zugangsdaten (Benutzername = Ihre E-Mail-Adresse der
Handelsschule KV Basel).

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Es erscheint folgende Startseite mit den zur Verfügung gestellten Programmen. Sie haben hier die Möglichkeit die Programme online zu nutzen, ohne sie vorher installiert zu haben. Um die Programme offline nutzen zu können, müssen Sie diese installieren. Klicken Sie dafür oben rechts auf die Schaltfläche "Office 2016 installieren". Nach dem Klick wird das Programm für die Installation heruntergeladen.

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Die Option "Andere Installationen" empfehlen wir nur für fortgeschrittene Nutzer.

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Nachdem Sie auf "Office 2016 installieren" geklickt haben, öffnet sich dieses Fenster.


Folgen Sie dessen Beschreibung ("Ausführen" und "Ja" anklicken).

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Nach erfolgtem Download können Sie die Installation starten, indem Sie die Installations-Datei ausführen.


Nach erfolgreichem Abschluss der Office 2016 Installation, befinden sich die neu installierten Programme unter dem Startmenü.

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1. Starten Sie das Office Programm und melden Sie sich mit Ihren HKVBS-Zugangsdaten an.


2. Nach der Anmeldung erscheint ein Fenster "Das Wichtigste zuerst". Unter "Lizenzvertrag anzeigen" können Sie die Bedingungen lesen und anschliessend mit "Zustimmen" bestätigen.

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Folgendes Fenster öffnet sich. Wählen Sie die Option "Office Open XML-Formate" an und bestätigen Sie mit "OK".

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Nutzung von Office 365 Cloud/OneDrive (extern)

 

Anmelden an Office 365 Online-Portal

 

Gehen Sie auf

https://portal.office.com


Geben Sie Ihre HKVBS-E-Mail-Adresse und Ihr HKVBS Passwort ein, um sich anzumelden.


Klicken Sie auf "Anmelden".

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OneDrive Funktionen

 

Auf dem Office-Online-Portal werden Ihre zuletzt gespeicherten Dokumente angezeigt. Sie können das gewünschte Dokument mit einem Klick öffnen. Um früher gespeicherte Dokumente abzurufen, öffnen Sie OneDrive. Es öffnet sich nochmals ein Anmeldefenster, in dem Sie Ihr HKVBS-Passwort eingeben müssen.

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Unter "Dateien" finden Sie alle auf OneDrive gespeicherten Dokumente. Durch das Anwählen eines Dokuments mit dem Häkchen, öffnet sich eine neue Bearbeitungsleiste.

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Unter der Funktion "Öffnen" können Sie wählen, ob Sie das Dokument online auf OneDrive (in Word Online öffnen) oder in der Desktopversion (in Word öffnen) bearbeiten möchten.

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Neben OneDrive haben Sie auf dem Office Portal die Möglichkeit eine Word-/Exceloder PowerPoint-Datei zu erstellen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Sie arbeiten dann automatisch in der online Version des Word/Excel oder PowerPoint-Programms. Die erstellten Dateien werden automatisch auf OneDrive gespeichert. Die E-Mailfunktion (senden und empfangen) funktioniert im Office 365 nicht.

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Neben OneDrive haben Sie auf dem Office Portal die Möglichkeit eine Word-/Excel oder PowerPoint-Datei zu erstellen, indem Sie auf die
entsprechende Schaltfläche klicken. Sie arbeiten dann automatisch in der online Version des Word/Excel oder PowerPoint-Programms. Die erstellten Dateien werden automatisch auf OneDrive gespeichert. Die E-Mailfunktion (senden und empfangen) funktioniert im Office 365 nicht.

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Zudem können Sie unter "Datei", " Informationen" die Funktion " In Word bearbeiten" auswählen. So wechseln Sie von der online-Version zur Desktopversion.

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Um sich vom Office-Portal abzumelden, klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen und wählen "Abmelden".

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Zur Info:
Ihr Passwort des Office Portals können Sie nur im pwportal.hkvbs.ch ändern. Nach der Änderung dauert es ca. zwei Stunden, bis das neue Passwort von Office übernommen wird.


Das ICT-Team supportet Office
365 nicht.

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Einrichten von Office-Apps auf mobilen Geräten

Microsoft bietet Ihnen die Möglichkeit an, Microsoft Office Programme auf Ihrem mobilen
Gerät zu nutzen. In den folgenden Links finden Sie offizielle Anleitungen von Microsoft wie
Sie die Office-Apps auf Ihrem mobilen Gerät einrichten können

 


Android- Smartphone und Tablet

 

https://support.office.com/de-de/article/Office-365-Business-%e2%80%93-Mobile-Appsf%c3%bcr-Android-6ef2ebf2-fc2d-474a-be4a-5a801365c87f?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

 


iPhone und iPad

 

https://support.office.com/de-de/article/Einrichten-von-Office-Apps-und-E-Mail-auf-iOSGer%c3%a4ten-0402b37e-49c4-4419-a030-f34c2013041f?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE 

 


Windows- Smartphone und Tablet

 

https://support.office.com/de-de/article/Einrichten-von-Office-Apps-und-E-Mail-auf-einemWindows-Phone-9bccc8b8-a321-4d0d-a45e-6e06a3438e43?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

 


 

 

 

Anhang

  • Schnellstartleitfaden von Word 2016
  • Schnellstartleitfaden von Excel 2016
  • Schnellstartleitfaden von PowerPoint 2016
  • Schnellstartleitfaden von Outlook 2016
  • Schnellstartleitfaden von OneNote 2016

 


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